E-Mails organisieren bei ADHS: So bringst du Ordnung in dein Postfach

„Du hast aber viele ungelesene E-Mails.“ Dieser Satz kann ganz schön unangenehm sein.

Ich kenne es aus dem beruflichen Alltag: Da hatte jemand nicht 50 oder 100 ungelesene Nachrichten im Postfach, sondern 1.000. Oder 5.000. Teilweise sogar noch mehr. Und irgendwann fällt es auf. Vielleicht macht eine Kollegin einen scherzhaften Kommentar im Meeting. Spätestens wenn eine Führungskraft fragt, warum auf eine Nachricht noch nicht geantwortet wurde, wird aus der Zahl im Postfach plötzlich ein sichtbares Problem.

Das Schwierige daran: Du kannst ansonsten richtig gute Arbeit machen und trotzdem das Gefühl haben, dass dich dieses eine Ding gerade als „unorganisiert“ entlarvt.

Dabei sagt die Anzahl deiner ungelesenen E-Mails zunächst einmal erstaunlich wenig darüber aus, wie gut du arbeitest, oder wie viele offene Aufgaben wirklich dahinterstecken.

Vielleicht hast du einfach noch kein System gefunden, das zu dir und deinem Arbeitsalltag passt.

Und genau darum geht es in diesem Artikel.

Denn E-Mails organisieren bei ADHS bedeutet für mich, ein möglichst einfaches Ablagesystem zu bauen. Es geht darum, Nachrichten möglichst schnell einer sinnvollen Entscheidung zuzuführen: Muss ich etwas tun? Muss ich die Information behalten? Gehört sie zu einem größeren Projekt? Oder brauche ich sie eigentlich gar nicht mehr?

Und dabei unterscheide ich zwischen privaten und beruflichen E-Mails deutlich.

Private E-Mails: Du brauchst wahrscheinlich viel weniger Struktur, als du denkst

Privat ist das E-Mail-Aufkommen bei den meisten Menschen deutlich geringer als im beruflichen Alltag. Deshalb würde ich hier zunächst erstaunlich simpel anfangen.

Für mich reichen als Grundstruktur drei Bereiche: Posteingang – To-do – Ablage.
Dazu kommt natürlich der Papierkorb für alles, was du nicht mehr brauchst.

Das Prinzip ist schnell erklärt:

• Eine neue E-Mail landet im Posteingang.
• Du liest sie und entscheidest, was damit passieren soll.
• Wenn daraus eine Aufgabe für dich entsteht, bleibt sie im Posteingang und wird als ungelesen Wenn du sie bereits gelesen hast, kannst du sie einfach wieder auf ungelesen setzen. Damit wird dein Posteingang gleichzeitig zu einer sehr einfachen To-do-Liste.
• Alles, was du nicht mehr brauchst, wird gelöscht.
• Eine Information, die du später vielleicht noch einmal benötigst, verschiebst du in die Ablage.

Und das war es erst einmal.

Ungelesen bedeutet: Hier muss ich noch etwas tun

Ich finde diese Methode deshalb so praktisch, weil sie keine zusätzliche Aufgabenverwaltung braucht.
Du liest eine Mail und denkst: „Oh, da muss ich noch etwas machen.“
Dann markierst du sie wieder als ungelesen.

Wenn du später in dein Postfach schaust, siehst du sofort: Diese Nachrichten sind noch offen.

Die anderen E-Mails, die du bereits gelesen hast, sind erledigt, oder reine Information und liegen in deiner Ablage.

Das hat bei mir über Jahre sehr gut funktioniert und ich würde es tatsächlich als eine der ersten Methoden ausprobieren, bevor du dir irgendein kompliziertes E-Mail-System baust.

Natürlich funktioniert das nicht für jede Person gleich gut. Wenn du beispielsweise bereits 3.000 ungelesene E-Mails hast, ist „ungelesen = To-do“ wahrscheinlich keine besonders hilfreiche Unterscheidung mehr.

Aber wenn du mit einem überschaubaren Posteingang startest, kann diese einfache Regel enorm viel Klarheit schaffen.

Flagge oder Erinnerung für Aufgaben, die nicht heute erledigt werden müssen

Manchmal ist eine E-Mail zwar eine Aufgabe, aber eben keine Aufgabe für heute. Dann finde ich eine zusätzliche Markierung hilfreich.

In Outlook kannst du dafür beispielsweise eine Flagge setzen und – je nach Einstellung – eine Erinnerung oder ein Fälligkeitsdatum hinterlegen. Aus „Darum muss ich mich noch kümmern“ wird dann: „Darum kümmere ich mich am Donnerstag.“

Das ist ein wichtiger Unterschied. Denn eine ungelesene Nachricht sagt dir nur, dass etwas offen ist. Eine markierte Nachricht mit Erinnerung kann dir zusätzlich sagen, wann du wieder daran denken möchtest.

Andere E-Mail-Programme haben dafür teilweise andere Funktionen oder Bezeichnungen. Du musst also nicht exakt dieselbe Methode verwenden. Entscheidend ist das Prinzip: Offene Aufgaben brauchen eine sichtbare Kennzeichnung und, wenn nötig, einen Zeitpunkt, an dem sie wieder auftauchen.

Wann braucht eine E-Mail einen eigenen Ordner?

Jetzt könnte man natürlich sagen: „Okay, aber was ist mit all den Themen, die ich behalten möchte?“

Auch hier würde ich nicht sofort anfangen, für alles einen eigenen Ordner zu erstellen.

Ein zusätzlicher Ordner zur Ablage ist für mich dann sinnvoll, wenn ein Thema über einen längeren Zeitraum viele Nachrichten erzeugt und du diese Nachrichten später als zusammenhängendes Projekt noch einmal brauchst.

Ein gutes Beispiel ist ein Hausbau oder eine größere Renovierung.

Über Monate kommen E-Mails von verschiedenen Gewerken, dem Architekturbüro, Lieferant*innen, der Bank oder anderen Beteiligten. Heute kommt eine Mail zum Fenster, nächste Woche eine zum Boden, zwei Wochen später eine Änderung des Angebots.

Diese Nachrichten gehören alle zum gleichen großen Projekt. Hier kann ein Ordner wie „Hausbau“ tatsächlich sehr sinnvoll sein. Nicht, weil jedes Thema einen eigenen Ordner verdient. Sondern weil du später vielleicht noch einmal nachvollziehen möchtest, was wann besprochen wurde.

Bei einer normalen Online-Bestellung sieht das anders aus.

Du bestellst etwas, bekommst eine Bestellbestätigung und vielleicht später noch die Versandinformation. Wenn die Bestellung abgeschlossen ist und du die Informationen nicht mehr brauchst, musst du dafür keinen dauerhaften Ordner „Bestellungen 2026“ anlegen. Ehrlicherweise lösche ich diese tatsächlich sobald ich entschieden habe, dass ich das Teil behalte oder zurücksende.

Das Gleiche gilt für viele andere Dinge.
Nur weil etwas einmal ein Thema war, muss es nicht dauerhaft Teil deines Ordnungssystems bleiben.

Eine gute Frage ist deshalb: „Werde ich diese Informationen später noch als zusammenhängendes Thema brauchen?“ Wenn ja, kann ein eigener Ordner sinnvoll sein. Wenn nein, reicht vielleicht die Ablage – oder die Nachricht kann einfach gelöscht werden.

Berufliche E-Mails: Hier darf dein System etwas mehr können

Im beruflichen Alltag sieht die Sache anders aus.

Hier kommen häufig deutlich mehr Nachrichten zusammen. Gleichzeitig arbeitest du oft an mehreren Projekten, wartest auf Rückmeldungen, koordinierst Termine und bekommst Informationen, die du zwar behalten möchtest, die aber keine direkte Aufgabe für dich darstellen.

Da reicht ein einfacher Posteingang mit ungelesenen Nachrichten irgendwann möglicherweise nicht mehr aus.

Hier würde ich stärker mit Kategorien, Farben und Status arbeiten.

In Outlook kannst du beispielsweise Kategorien vergeben. Das Prinzip gibt es auch in anderen E-Mail-Programmen in ähnlicher Form, auch wenn die Funktionen dort anders heißen können.

Eine Möglichkeit wäre:

• To-do
• Warten
• Termin
• Abgeschlossen

Oder du arbeitest projektbezogen:

• Projekt A = gelb
• Projekt B = grün
• Projekt C = blau

Beides kann sinnvoll sein.
Die Frage ist: Was möchtest du auf einen Blick erkennen?

Wenn dein eigentliches Problem darin besteht, dass du nicht weißt, welche E-Mails noch offen sind, sind Statuskategorien wahrscheinlich hilfreicher.

Wenn du dagegen viele parallele Projekte hast und schnell zwischen ihnen unterscheiden möchtest, können Projektkategorien besser funktionieren.

Und natürlich kannst du beides miteinander kombinieren – solange dein System dadurch nicht komplizierter wird, als es dir hilft.

Der schöne Nebeneffekt: Kategorien können auch deinen Kalender strukturieren

Gerade bei Outlook finde ich interessant, dass die Kategorien nicht nur für E-Mails genutzt werden können. Du kannst sie auch im Kalender verwenden.

Wenn beispielsweise Projekt A gelb, Projekt B grün und Projekt C blau ist, kannst du auch deine Termine entsprechend markieren.

Dann siehst du in deinem Kalender nicht nur, wann du einen Termin hast, sondern auch, zu welchem Projekt er gehört.

Das kann bei der Wochenplanung hilfreich sein.
Vielleicht stellst du fest, dass du heute eigentlich den Fokus auf Projekt B legen möchtest. Dann kannst du auf einen Blick erkennen, welche Termine und Aufgaben damit zusammenhängen.
Oder du siehst, dass dein Kalender schon komplett mit Terminen für Projekt A gefüllt ist und du deshalb realistisch gar nicht so viel Zeit für Projekt B haben wirst.

Das ist für mich ein schönes Beispiel dafür, wie digitale Ordnung mehr sein kann als „ein bisschen aufräumen“. Du baust dir eine visuelle Struktur, die dir hilft, deinen Alltag schneller zu erfassen.

Automatisierte Regeln können dir richtig viel Arbeit abnehmen

Wenn du beruflich sehr viele E-Mails bekommst, würde ich mir irgendwann auch die automatischen Regeln anschauen, die dein E-Mail-Programm anbietet.

Damit kannst du wiederkehrende Sortierarbeit abgeben.

Zum Beispiel: Eine bestimmte Person schreibt dir regelmäßig zu Projekt B. Dann kann eine Regel dafür sorgen, dass ihre Nachrichten automatisch die Kategorie von Projekt B bekommen.
Oder E-Mails mit einem bestimmten Betreff werden automatisch einem Projekt zugeordnet.
Oder Nachrichten von einem bestimmten Absender landen direkt in einem bestimmten Ordner.

Das kann gerade bei ADHS sehr hilfreich sein.

Denn manchmal ist nicht die eigentliche Arbeit das Problem, sondern die hundert kleinen Entscheidungen davor.

• „Wo gehört diese Mail hin?“
• „Welche Kategorie nehme ich?“
• „Ist das Projekt A oder Projekt B?“
• „Muss ich das jetzt verschieben?“

Wenn dein System eine Entscheidung zuverlässig für dich treffen kann, musst du sie nicht jedes Mal selbst treffen.

Aber genau hier gibt es eine wichtige Falle

Automatisierung kann nämlich auch dazu führen, dass du Dinge vergisst.

Wenn eine Nachricht automatisch aus deinem Posteingang verschoben wird, siehst du sie nicht mehr. Und was nicht sichtbar ist, verschwindet bei manchen Menschen auch ziemlich schnell aus dem Kopf.

Deshalb würde ich bei Regeln genau hinschauen.

Eine Regel wie: „Alle Nachrichten dieses Absenders bekommen automatisch die Kategorie Projekt B.“ ist relativ unproblematisch, wenn dieser Absender tatsächlich immer zu Projekt B gehört.

Eine Regel wie: „Alles von diesem Absender ist unwichtig und wird automatisch gelöscht.“ würde ich dagegen deutlich vorsichtiger einsetzen.

Vielleicht ist dieser Absender tatsächlich immer unwichtig. Dann kann die Regel praktisch sein.

Und auch hier gilt, sofern es ein Newsletter ist – lieber die 2 Sekunden auf den „Unsubcribe-Button“ gehen, als eine komplexe Regel erstellen.

Aber wenn du nur zu 95 Prozent sicher bist, dass eine automatische Löschung richtig ist, wäre mir das zu riskant. Gerade beruflich kann eine einzige übersehene Nachricht irgendwann unangenehm werden.

Automatisierung sollte Sortierarbeit übernehmen – nicht deine Aufmerksamkeit ersetzen

Ich würde Automatisierungen dort einsetzen, wo eine Entscheidung immer wieder gleich ausfällt.

Und ich würde sie so gestalten, dass wichtige Informationen sichtbar bleiben.

Eine automatische Kategorie kann beispielsweise wunderbar funktionieren. Die Mail ist bereits vorsortiert, aber du kannst sie weiterhin sehen.

Eine automatische Verschiebung kann ebenfalls sinnvoll sein – wenn du zuverlässig in diesem Ordner nachschaust.

Und bei automatischem Löschen würde ich wirklich nur Regeln verwenden, bei denen du absolut sicher bist.

Wichtig: Du musst nicht alles automatisieren, nur weil dein E-Mail-Programm es kann.

Corporate E-Mails und anderer Informationsmüll

Gerade im beruflichen Umfeld landet unglaublich viel in Postfächern, das eigentlich gar keine weitere Handlung erfordert.

• „Wir veranstalten ein Webinar.“
• „Hier sind die aktuellen Unternehmensnews.“
• „Wer Lust hat, kann sich zu diesem Vortrag anmelden.“
• „Das neue interne Tool ist jetzt verfügbar.“

Das sind Informationen.

Aber Informationen sind nicht automatisch aufbewahrenswert.

Wenn dich ein Webinar interessiert, kannst du dich anmelden. Wenn dich die Unternehmensnews interessieren, liest du sie. Wenn du mit der Information nichts anfangen kannst, darf die Mail auch einfach gelöscht werden.

Du musst nicht jede Nachricht archivieren, nur weil sie offiziell an dich verschickt wurde.

Und wenn du feststellst, dass du bestimmte Newsletter oder Benachrichtigungen sowieso nie liest, würde ich möglichst nicht jeden Monat dieselbe Mail löschen. Dann lohnt sich einmal die Frage: Kann ich diese Nachrichten abbestellen?

Denn das ist immer besser, als das gleiche Problem jeden Monat erneut zu bearbeiten.

E-Mails sind nicht der einzige Kommunikationskanal

Im Berufsalltag kommt inzwischen noch eine zweite Ebene dazu: E-Mail ist längst nicht mehr die einzige Möglichkeit, über die Informationen bei dir landen.

Teams, Slack, Chatprogramme oder andere interne Kommunikationssysteme können genauso viele Nachrichten erzeugen.

Natürlich funktionieren diese Kanäle etwas anders. Eine Chatnachricht ist keine E-Mail und muss nicht genauso organisiert werden.

Aber die Grundfragen kannst du übertragen:

• Muss ich darauf reagieren?
• Ist die Information nur für den Moment relevant?
• Muss ich später noch einmal darauf zurückgreifen?
• Gehört sie zu einem Projekt, das ich gerade bearbeite?

Gerade in Chats kann es hilfreich sein, Informationen, die wirklich langfristig relevant sind, an den dafür vorgesehenen Ort zu übernehmen – zum Beispiel in eine Dokumentation oder Aufgabenverwaltung – statt darauf zu vertrauen, dass du sie drei Monate später noch in einem langen Chatverlauf findest. Oder du markierst sie dir mit einem Sternchen als Favorit.

Dein persönliches Ordnungssystem sollte deshalb nicht nur aus einem guten E-Mail-Postfach bestehen. Es sollte zumindest mitdenken, über welche Kanäle du überhaupt Informationen bekommst.

Was machst du, wenn dein Postfach schon aus allen Nähten platzt?

Wenn du gerade 1.000 oder 5.000 ungelesene E-Mails hast, möchte ich dir nicht empfehlen, dich jetzt hinzusetzen und jede einzelne Nachricht nachträglich perfekt zu sortieren.

Das wäre genau die Art von Großprojekt, die unglaublich viel Energie kostet und am Ende trotzdem nicht unbedingt dein eigentliches Problem löst.

Du kannst auch einen Schnitt machen. Ab heute gilt dein neues System.

Den alten Bestand kannst du in geblockten Zeiten gezielt bearbeiten, oder in einen eigenen Ordner mit „Archiv“ verschieben und darin gezielt suchen.
Vielleicht suchst du nach bestimmten Absendern und löschst alte Newsletter.
Vielleicht gibt es ein wichtiges Projekt, dessen Nachrichten du gesammelt ablegen möchtest.

Neue Nachrichten werden entschieden, gelöscht, abgelegt oder als To-do markiert.
Das Ziel ist: „Ich kann mein Postfach wieder benutzen.“

Und wenn du eigentlich weißt, was du tun müsstest?

Vielleicht hast du jetzt beim Lesen mehrfach gedacht: „Ja. Das ist ja logisch.“

Und trotzdem liegt dein Postfach seit Monaten voll. Dann fehlt dir nicht noch ein weiterer Tipp.

Du weißt vielleicht längst, dass du Newsletter abbestellen, unnötige Nachrichten löschen, To-dos markieren und deine Ablage vereinfachen könntest.

Aber du kommst trotzdem nicht ins Tun.

Genau dafür kann mein Cheerleading-Programm interessant sein.
Denn manchmal braucht es nicht noch mehr Wissen, sondern jemanden, der gemeinsam mit dir anfängt und dabei hilft, aus „Ich müsste eigentlich mal …“ einen konkreten nächsten Schritt zu machen.

Wir schauen, was gerade wirklich dein Problem ist, und entwickeln Schritt für Schritt eine Struktur, die zu deinem Alltag passt. Das kann bei einem überfüllten E-Mail-Postfach genauso sinnvoll sein wie bei anderen Bereichen deiner digitalen Ordnung.

Wenn du merkst, dass sich das Chaos nicht nur auf E-Mails beschränkt, kannst du deshalb auch beim übergeordneten Artikel „Digitale Ordnung bei ADHS weiterlesen. Dort geht es um die verschiedenen Bereiche deiner digitalen Ordnung und darum, wie du sie sinnvoll miteinander verbinden kannst.

Und wenn aus deinen E-Mails irgendwann Dateien, Rechnungen oder andere wichtige Unterlagen werden, führt der nächste Schritt zum Thema Dateien, Dokumente & Downloads bei ADHS.

E-Mail-Ordnung darf einfach sein

Am Ende musst du nicht das perfekte System für E-Mails finden.

Du brauchst ein System, bei dem du schnell entscheiden kannst:

• Muss ich etwas tun?
• Möchte ich diese Information behalten?
• Oder brauche ich sie eigentlich gar nicht mehr?

Privat kann dafür ein sehr einfaches System reichen: Posteingang, To-do, Ablage und Löschen.

Beruflich können Kategorien, Farben, Flaggen, Erinnerungen und automatische Regeln dazukommen.

Ein Projekt, das dich über Monate begleitet, kann einen eigenen Ordner bekommen. Eine Information, die in zwei Jahren niemanden mehr interessiert, muss dagegen nicht für die Ewigkeit archiviert werden.

Denn genau darum geht es bei digitaler Ordnung: Nicht möglichst viele Ordner oder Regeln zu haben. Oder so wenig wie möglich zu besitzen. Sondern ein System zu haben, bei dem du dich zurechtfindest und weißt, was deine Aufmerksamkeit braucht – und was nicht.